Les quatre enjeux du reporting extra-financier
Le premier enjeu est celui de la conformité réglementaire. Ce n’est certes pas l’enjeu le plus enthousiasmant si l’on se cantonne à la lettre du décret d’application et que l’on en néglige l’esprit, à savoir que le rapport du conseil d’administration doit exposer les actions menées ainsi que les orientations prises par la société et, le cas échéant, par ses filiales et les sociétés qu’elle contrôle, pour prendre en compte les conséquences sociales et environnementales de son activité et remplir ses engagements sociétaux en faveur du développement durable.
Le deuxième enjeu est de pouvoir communiquer avec ses parties prenantes externes, au premier rang desquelles les investisseurs (mais sans négliger les autres, celles que l’on aura priorisées) et internes. La prise en compte des parties prenantes est une pratique fondamentale de la RSE selon l’ISO 26000 et principe directeur de la GRI G4 ; autrement dit pas de RSE sans dialogue avec les parties prenantes.
Piloter sa performance RSE est un troisième enjeu. Cet enjeu induit que la finalité du reporting n’est pas circonscrite à la seule implication réglementaire ; « la RSE est un levier de performance globale et le reporting extra-financier une opportunité de piloter cette performance » comme le précisait Hélène Valade, présidente du C3D et Directrice du Développement Durable de Suez Environnement lors de la table ronde « Reporting pour tous », que j’animais lors du Produrable 2015 qui s’est déroulé récemment. Enfin, quatrième enjeu, être auditable par les Organismes Tiers Indépendantes (OTI) – certifiés par le COFRAC – afin, qu’ils puissent délivrer leur attestation de présence et leur avis de sincérité.
Ces quatre enjeux impliquent que l’entreprise dispose du bon contenu – de données quantitatives et d’informations qualitatives – avec , un bon process – pour définir clairement et précisément les données à collecter – puis les collecter…dans un bon contenant – le bon vieux fichier Excel a ses limites – pour une utilisation efficiente de ces données et de ces informations à reporter à ses parties prenantes . N’oublions pas que l’esprit de l’article 225 comme de la Directive Européenne ainsi que l’ensemble des référentiels internationaux n’est pas de circonscrire à quelques happy few (les destinataires du rapport de gestion ou du document de référence) le contenu de l’engagement RSE de l’entreprise ou pour être plus clair, l’exposé de sa performance globale qui permettra aux observateurs les plus avisés de se faire une opinion sur la capacité de l’entreprise à affronter l’avenir.
La matérialité, socle de l’article 225 de la loi Grenelle 2 comme de la GRI G4
Qui dit matérialité dit évidemment GRI G4 (même si les experts chargés de la révision française avaient tenu à ce que le mot pertinence soit préféré à celui de matérialité). Mais quid de l’article 225 ? La matérialité des 42 ou 29 thématiques (persistance de la double liste voulue par le législateur) auxquelles doivent répondre les entreprises assujetties à l’article 225 de la loi Grenelle 2, c’est ce qui reflète les impacts économiques, environnementaux et sociaux substantiels de l’entreprise. C’est aussi ce qui peut affecter sa performance. C’est également la prise en compte des réalités sectorielles, ainsi que les attentes des parties prenantes. C’est enfin, ce qui peut également avoir un impact conséquent sur l’entreprise.
Donc, construire son reporting sur le socle de la matérialité (pertinence), et par là même son architecture – multimodale – de rapports destinés à la diversité de ses parties, c’est finalement éviter de tomber dans le piège de publications monolithiques, de pensum sans hiérarchie, sans détermination des enjeux clés, avec en corolaire le manque de sens et assurément la difficulté pour les observateurs de comprendre où l’entreprise veut en venir. Sans parler de la difficulté de trouver l’information ou la donnée recherchées. Autre risque encouru ? Des sujets oubliés, mal traités voire non traités ou encore mal analysés, faute de sélection d’indicateurs pertinents.
Le défaut de matérialité peut aussi engendrer, le cas échéant, des données et des informations carrément inutiles car non reliées à l’activité de l’entreprise. D’ailleurs, si tel ou tel indicateur reçoit un faible taux de couverture des contributeurs des sites sollicités lors de la collecte, c’est peut-être dû à l’incompréhension en interne du pourquoi du comment de cet indicateur qu’il faut renseigner ; on pourrait ici aussi évoquer l’éventuelle défaillance de la sensibilisation et de la formation prodiguées à l’ensemble des acteurs du reporting, contributeurs et valideurs, mais nous y reviendons.
Cette problématique de la matérialité montre tout l’intérêt de la mise en œuvre d’une analyse de la matérialité de ses enjeux environnementaux, sociaux, économiques, mais aussi de gouvernance et d’intégration territoriale. Une analyse qui repose sur une méthodologie éprouvée avec l’interrogation de ses parties prenantes priorisées. Elle induit également la nécessité de construire un protocole de reporting robuste, avec des indicateurs bien définis, afin d’améliorer la pertinence, l’exhaustivité, la fiabilité et donc l’auditabilité des données collectées. Afin également d’optimiser le référentiel d’indicateurs et collecter des données disponibles, cohérentes et correctes. Enfin, d’enrichir les procédures de reporting en vue d’obtenir des données uniques, traçables et complètes.
La réussite du reporting repose aussi sur le choix du bon outil de collecte
Récapitulons, l’entreprise a pris en compte les quatre enjeux du reporting, elle a défini un bon contenu d’indicateurs, fondé sur un bon process ; dès lors que lui manque-t-il pour réussir son reporting ? Le bon outil de collecte bien sûr, afin que les données soient bien collectées, consolidables et vérifiables. Ces trois impératifs et l’évolution des règles comptables ont amené les entreprises à se doter qui de logiciels spécifiques pour collecter leurs données financières. Force est de constater que les entreprises n’optent pas systématiquement pour le même type de solution logicielle dédiée pour leur comptabilité extra-financière. Ainsi, Excel est toujours utilisé par bon nombre d’entreprises avec son lot d’inconvénients : fiabilité de la collecte, traçabilité des contributeurs, des mises à jour, des pièces jointes, ou encore commodité d’exploitation des données …que dire des répercussions sur le futur audit des OTI…
Si la créativité logicielle française n’est plus à démontrer, choisir le bon outil de collecte des données et informations sociales, environnementales, sociétales, économiques et territoriales, c’est se poser les bonnes questions pour s’assurer de bénéficier d’un outil véritablement dédié au reporting extra-financier, construit sur une solide expertise métier. La solution logicielle devra pouvoir gérer différents types de données. Numériques textuelles, monétaires, des QCM, des questions à choix uniques, des dates, des listes numériques et des calculs.
La solution logicielle devra garantir une fiabilisation optimale des données saisies. Avec des contrôles simples à mettre en œuvre et efficaces, pour sécuriser la donnée dès sa saisie, avec des alertes lorsque la valeur renseignée est nulle, ou bien lorsque la valeur renseignée sort des bornes à priori autorisées, ou encore lorsque la valeur renseignée est égale à la valeur précédente… La solution logicielle, devra consolider les données et fiabiliser les calculs. Consolider des chiffres mais aussi des ratios, prendre en compte les données manquantes, gérer différentes unités, calculer les incertitudes des données carbone.
La solution logicielle devra faciliter la validation des données. Avec un workflow de validation afin de piloter l’avancement de la saisie, d’accéder aux résultats des tests, d’analyser les données renseignées mais aussi de pouvoir les comparer, de demander des compléments d’information, de bloquer les données validées afin de les figer définitivement. La solution logicielle devra garantir l’auditabilité du process (et c’est un minimum , des données). Cela nécessite de se doter d’une solution qui permettra d’exposer la cohérence, le cheminement et la matérialité des données ; ce qui sous-tend de pouvoir facilement exporter les échanges entre contributeurs et validateurs, de pouvoir prouver les tests qui auront été réalisés et de disposer des pièces jointes.
L’avenir du reporting extra-financier
Le reporting RSE s’est installé pour durer. L’étude Carrots and Sticks de 2013 présentait dans 45 pays pas moins de 180 initiatives réglementaires ou volontaires. La directive européenne s’appliquera dans 28 pays dès 2017, obligeant d’ailleurs certaines entreprises internationales à publier des rapports dans plusieurs pays. Le sujet est d’actualité aux Etats Unis ; des événements au Royaume Uni ou aux Etats Unis attirent des centaines de participants sur ce sujet. Mais finalement ne faudrait-il pas bannir cette terminologie de reporting RSE, qui positionne la RSE comme étant un « machin » à côté de l’entreprise, un « nice to have » ou « une obligation de plus », c’est selon…,alors que de nombreux experts et praticiens affirment que la RSE est un véritable levier de performance pour les entreprises. Alors parlons de reporting extra-financier et de rapports de performance ou réinventons les rapports d’activité, intégrant (tiens !) des données financières et extra-financières, ou mieux encore, en les corrélant. Le champ des possibles est ouvert.
A l’heure de la future transposition de la directive européenne, faut-il accentuer le côté obligatoire des rapports afin de forcer davantage la main aux entreprises (à jouer le jeu pour commencer, puis donner davantage de sens ensuite) ? Ou au contraire, faut-il s’inscrire dans une voie établissant des principes généraux mais néanmoins engageants, en conservant les spécificités pertinentes de l’article 225 leur laissant une certaine marge de manœuvre aux entreprises, en leur faisant -encore -confiance pour évoluer dans le bon sens, tout en sachant que la pression concurrentielle qui s’exerce aussi sur le champ extra-financier (peut-on considérer que les classements internationaux et autres études ont un faible l’impact ?) alliée à la pression croissante des parties prenante , au premier rang desquelles les investisseurs et leurs représentants, sauront toujours plus les aiguillonner et les faire évoluer dans la direction d’une plus grande transparence économique, sociale et environnementale, et finalement d’une performance globale et durable ? A suivre !